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Ce que signifie mettre le lecteur au centre de la communication professionnelle

Cet article a été initialement publié sur Thrive Global.

Travailler à distance, c'est avoir à communiquer davantage par l'écriture. Mais la communication écrite ne peut être un moyen efficace de partager des informations et de garder les équipes connectées que lorsque les messages sont faciles à comprendre et que les principaux points à retenir sont clairs.

Et c’est plus difficile maintenant qu’auparavant. Sans un accès facile aux commentaires directs en personne, il peut être difficile de savoir comment votre public reçoit ce que vous avez écrit. Selon des recherches récentes sur Grammarly, l'expérience de cette difficulté est répandue: les professionnels ont du mal à savoir comment ils rencontrent ceux qui lisent leur écriture. Ils veulent avoir confiance en sachant que leurs principaux points sont clairs et concis – qu'ils sont compris.

La recherche de confiance dans la communication professionnelle ne fait que croître à mesure que les entreprises envisagent des modèles de télétravail permanents ou prolongent leurs périodes de télétravail. C'est une priorité pour nous chez Grammarly, où les membres de notre équipe peuvent travailler à distance jusqu'au moins en août 2021. Notre entreprise se concentre sur la création d'offres de produits qui aident les gens à être compris comme ils l'entendent – en les aidant à affiner la façon dont un message sera interprété avant c'est même partagé. Cela signifie que nous réfléchissons toujours de manière critique à notre propre communication professionnelle.

Voici trois choses que j’ai appris à garder à l’esprit lorsque j’écris. J'espère qu'ils pourront aider d'autres professionnels à naviguer dans la communication écrite aujourd'hui, demain et plus loin dans notre avenir de travail à distance.

Votre public passe en premier

Ces jours-ci, l'écriture se produit souvent à la volée, et probablement en jonglant avec les appels vidéo et les obligations personnelles à la fois. Lorsque nous avançons rapidement dans notre travail pour cocher la case et passer à l'étape suivante, il se peut que nous ne nous arrêtions pas toujours pour considérer le destinataire de notre message.

Une communication bien écrite et réfléchie permet à votre lecteur de se sentir compris – cela montre que vous vous souciez. Pour vous assurer de ne pas aller trop vite, réfléchissez à ce qui suit:

Réfléchissez aux questions de manière proactive: Avant de taper votre communication, réfléchissez aux questions que votre lecteur pourrait poser en réponse à votre message. Mettre le lecteur en premier de cette manière démontre que vous avez considéré son point de vue et aide votre message à résonner.

Incluez des touches personnelles: Le moyen le plus simple de démontrer que vous vous souciez de votre lecteur est d'individualiser votre message. Établissez une relation en incluant une anecdote personnelle ou en faisant référence à une réalisation récente importante de la personne à qui vous écrivez.

Soistoimême: Dans notre nouvelle réalité du travail à distance, de nombreuses personnes recherchent un peu plus une qualité humanisante dans leurs interactions professionnelles. Faites de la place dans votre écriture pour injecter votre personnalité afin que votre lecteur se connecte avec le message à un niveau personnel. De plus, cela peut également permettre aux autres de s'exprimer.

C’est ainsi que vous le dites et à quel point

S'assurer que votre communication atterrit comme vous le souhaitez, c'est aussi comprendre ce qui rend l'écriture efficace. Dans un environnement de travail éloigné, nous n’avons pas le luxe de lire la salle ou de clarifier rapidement les points clés avec nos collègues.

Pour vous assurer que votre message est reçu comme prévu, tenez compte des éléments suivants lors de la révision de votre brouillon écrit:

Faites attention à votre structure de phrase: La compréhension de votre message dépend souvent de la manière dont vous avez organisé vos pensées. Obtenez une lisibilité optimale en recherchant des phrases concises et en limitant les constructions verbeuses.

Considérez votre ton: Assurez-vous que le ton de votre communication écrite correspond au contexte du message. Par exemple, une annonce personnelle passionnante ne doit pas être rédigée sur un ton formel d’affaires, mais le départ d’un employé à long terme justifie probablement un message qui exprime la sincérité appropriée.

Supprimer les redondances: Même les grands écrivains ont tendance à faire valoir le même argument plusieurs fois de différentes manières. En relisant ce que vous avez écrit, demandez-vous si l’un de vos points est redondant ou si vous utilisez le même mot trop souvent et n’ayez pas peur de le modifier considérablement.

Le diable est dans le. . . mise en page

Dans tout ce que vous écrivez, vous savez le mieux quelle information est la plus importante. Ne faites pas deviner votre lecteur en enterrant vos points clés dans de gros blocs de texte.

Par exemple, vous pouvez avoir un appel à l'action axé sur les délais qui nécessite une mise en contexte. Pour vous assurer que votre lecteur ne manque pas cette information, dirigez son attention en mettant en forme vos points clés différemment.

Voici quelques conseils pour vous aider à percer dans votre écriture:

Dirigez avec vos principaux points à retenir: Mettez vos principaux points à retenir au début de chaque paragraphe pour vous assurer que votre lecteur saisit rapidement les informations essentielles et ne manque pas votre point principal. Cela vous permettra de toujours soutenir vos plats à emporter avec le contexte, mais ne jamais enterrer la tête.

Bullet out des idées consécutives: Lorsqu'il y a plusieurs points clés que votre lecteur doit comprendre, faites-les remarquer pour signaler leur importance. Si vous rencontrez une phrase répétitive avec plusieurs virgules, demandez-vous si cette information pourrait être mieux transmise sous forme de liste.

Être audacieux: Informations importantes en gras, comme les dates limites et les heures de réunion, qui pourraient autrement être manquées dans votre message. Pour un élément clé à retenir absolument essentiel à faire passer, vous pouvez aller plus loin et même ajouter un soulignement.

>> LIRE PLUS: Comment rendre votre écriture concise et claire

Au cours de ces derniers mois, la communication écrite est devenue de plus en plus centrale dans notre expérience de travail – et cette tendance ne s'arrête pas de si tôt. Au fur et à mesure que notre vie de travail à distance continue de se développer, nous nous trouvons tous à la recherche de moyens pour nous assurer de nous connecter avec des collègues et de nous faire comprendre. Je sais que je développe toujours ma compréhension de la manière de communiquer avec mes collègues par écrit. J’espère que ces conseils que j’ai partagés pourront aider les professionnels qui se trouvent dans la même situation.

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