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Comment donner une rétroaction difficile par écrit

Il est préférable de fournir des commentaires négatifs en personne. Mais à mesure que de plus en plus d'entreprises étendent leurs politiques de travail à domicile, les gestionnaires et les pairs sur le lieu de travail doivent tirer parti d'autres approches pour communiquer des commentaires difficiles, y compris par écrit.

Selon un Livre blanc 2019 de Zenger Folkman, une agence de développement du leadership, 94 pour cent des répondants ont déclaré que recevoir des commentaires négatifs a aidé leur performance au travail lorsqu'elle était bien présentée. Cependant, fournir une rétroaction critique par écrit d'une manière qui ne déclenche pas de réponse émotionnelle nécessite une approche délibérée et délicate.

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Visez un ton empathique

N'oubliez pas que le destinataire de vos commentaires ne peut pas entendre les nuances tonales de votre voix comme il le ferait lors d'une conversation en personne. Les mots que vous utilisez et la manière dont ils sont structurés travaillent tous ensemble pour transmettre votre ton par écrit.

Lorsque vous envoyez des commentaires négatifs, il est important que votre message soit empathique. Les conversations difficiles qui proviennent d'un lieu de soins et de soutien ont de meilleures chances d'obtenir une coopération vers un objectif commun.

Détecteur de tonalité de Grammarly peut vous aider en identifiant les tons dominants de votre écriture afin que vous sachiez que vos commentaires se présentent comme prévu.

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Citez des exemples spécifiques

Lorsque vous soulevez un problème, évitez d'encombrer votre message avec dix anecdotes à moitié mémorables sur les mauvais résultats de votre pair ou de votre rapport. Limitez vos commentaires à un ou deux exemples qui ont conduit à cette correspondance.

Lorsque vous partagez des exemples, gardez la description claire, concise et factuelle. Par exemple, si quelqu'un est chroniquement en retard dans ses délais, n'écrivez pas:

«Vos affectations sont toujours très tardives. Cela me fait mal paraître en tant que votre manager! "

Aucun exemple concret n’est présenté et l’accent est mis sur la façon dont vous percevez que leurs actions se reflètent sur vous. Au lieu de cela, soyez descriptif avec vos exemples et tenez-vous-en à la façon dont leur comportement affecte l'équipe ou l'entreprise:

"Les deux derniers rapports que vous avez soumis ont un jour de retard. Étant donné que chaque rapport doit être vérifié, le calendrier de l’équipe est reculé de plusieurs jours et nous ne pouvons pas livrer ce que nous avons promis au client. »

3
Fournir des conseils

Évitez le «sandwich au compliment» désuet, qui est exactement ce qu'il en est, en tamponnant l'impact d'un retour difficile en le coinçant entre deux compliments. C’est inefficace et se révèle peu sincère et manipulateur.

Si vous réussissez à modéliser l'empathie dans vos commentaires et à fournir des exemples spécifiques, l'étape suivante utile consiste à proposer une suggestion sur la manière d'aller de l'avant. Les conseils de prêt montrent que les commentaires ne consistent pas à attirer l'attention sur leur échec, mais à investir dans leur réussite professionnelle et leur croissance.

4
Inviter une réponse

Fournir des commentaires n'est qu'une partie du processus. Donner au destinataire de l'espace et du temps pour répondre aux commentaires difficiles est tout aussi important. Leur réponse pourrait inclure:

  • Plus d'informations dont vous n'êtes pas au courant et qui offrent un contexte à leur comportement
  • Clarification sur un point que vous avez mal interprété ou négligé
  • Sentiments apparus lors de la lecture des commentaires
  • Acceptez les prochaines étapes suggérées
  • De nouvelles idées qui, selon eux, amélioreraient leur performance

Plus ils partagent leur réponse, plus vous comprendrez leur point de vue. En ayant une conversation bidirectionnelle sur des commentaires difficiles, vous deviendrez un meilleur leader ou pair, et ils auront de meilleures chances de réussite professionnelle.

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