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Comment résumer et faire le suivi d'une réunion de manière magistrale

Au lieu d'un compte rendu rapide et en personne avec votre coéquipier d'une réunion manquée, davantage de professionnels travaillant à domicile effectuent des récapitulatifs et des mises à jour de réunion, par voie numérique. Et comme les entreprises continuent avec une main-d'œuvre entièrement distante, il est probable que votre équipe compte sur des réunions plus fréquentes pour rester connectée.

Un récapitulatif efficace des réunions montre que le temps alloué aux réunions a été utilisé de manière productive. Cela facilite également la responsabilisation, la répartition des tâches accomplies, les défis inattendus du projet et les prochaines étapes nécessaires.

C’est cette étape de récapitulation – et la communication de suivi ultérieure – qui permet aux équipes de rester cohérentes même si elles ne sont pas dans la même pièce. Voici ce qui rend un récapitulatif écrit et le suivi des actions exceptionnels.

Points de l'ordre du jour discutés

Chaque réunion productive a un ordre du jour établi de points à discuter, mais parfois les points de l’ordre du jour peuvent ne pas être abordés, qu’ils aient été déposés ou que le temps de réunion soit trop court.

Le haut d'un récapitulatif de réunion devrait inclure une section pour les points de l'ordre du jour qui ont été discutés. Pour vous assurer que cette correspondance est utile plutôt qu’encombrante, il est préférable de mettre en forme le récapitulatif afin qu’il soit facile à lire et à parcourir. Par exemple, utilisez des puces, une police en gras et un langage concis.

Décisions prises

Sur la base des mises à jour et des conversations pendant la réunion, une résolution peut avoir été prise sur un point particulier de l'ordre du jour. Cela ne doit pas nécessairement être sa propre section sur le récapitulatif de la réunion, il peut s'agir d'une ligne supplémentaire sous chaque point ou sujet de l'ordre du jour.

Quelle que soit la façon dont il est formaté, y compris les décisions prises lors d’une réunion sur un document récapitulatif permettent aux équipes de rester alignées et de faire avancer les projets.

Éléments d'action

Au fur et à mesure des discussions sur les mises à jour et les décisions de la réunion, l'équipe devra probablement effectuer des actions après la clôture de la réunion. Cette section est un outil de responsabilisation crucial pour les équipes.

Lorsque vous écrivez des actions dans un récapitulatif de réunion, indiquez quelle est la prochaine étape, qui est responsable de son exécution et la date d'échéance.

Éléments d'action:

  • Maria projet de rapport sur le paysage de Ranchero; dû le 15 novembre.
  • Dan – planifier une réunion avec le client de Rockdale; dû dès que possible.
  • Jax – préparer une analyse de performance mensuelle pour Jane; dû le 30 novembre.

Comment faire le suivi des actions de la réunion

Les récapitulatifs de réunion sont un outil utile pour les équipes pour obtenir une vue holistique des différentes pièces en mouvement. Tenir vos coéquipiers responsables – que la date limite d'une action approche ou soit en retard – fait également partie du processus post-réunion.

Envoi d'un e-mail de suivi qui est empathique, mais communique toujours l'urgence est la clé.

Vous pouvez atteindre cet équilibre dans votre message en gardant ceci à l'esprit:

  • Le contexte. Un e-mail de suivi peut ressembler à de la microgestion. Pour éviter les problèmes de communication, partagez le contexte des raisons pour lesquelles vous contactez. Est-ce que le directeur poser des questions sur l'état de l'action? L'élément d'action doit-il être résolu avant que d'autres puissent commencer leurs prochaines étapes?
  • Ton. Évitez le langage qui a un ton accusateur ou de jugement. Détecteur de tonalité de Grammarly guide votre écriture pour qu'elle sonne comme vous le souhaitiez.
  • Question. Assurez-vous que votre message se termine par une demande claire et concise: de quoi avez-vous spécifiquement besoin du destinataire? Incluez des détails, au besoin.

Soyez bref. Un e-mail de suivi doit être concis tout en faisant preuve de tact. La rédaction d'un court message de suivi montre que vous appréciez le temps du destinataire en allant droit au but.

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