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Tout ce que vous devez savoir pour rédiger une lettre

Tout le monde doit savoir comment écrire une lettre – du type de lettre à écrire au format de lettre à choisir. Voici les concepts de base de la rédaction de lettres que vous devez connaître, ainsi que quelques exemples utiles.

Quel type de lettre devez-vous écrire?

Il n'y a pas de règles strictes et rapides. Le format de lettre que vous choisissez dépend de votre public. Pour un ami ou un proche, un message informel est généralement la meilleure solution. Il existe différents types de lettres qui conviennent à un ami ou à un proche. Certains incluent:

Cependant, pour les contacts professionnels ou les personnes que vous ne connaissez pas bien, une lettre formelle dactylographiée est presque toujours le choix le plus approprié. Lorsqu'elle est utilisée à des fins professionnelles, la rédaction d'une lettre officielle est efficace pour:

  • Lettres de motivation
  • Lettres d'intention
  • Lettres de proposition de valeur
  • Lettres de mémorandum d'affaires
  • Lettres de promotion
  • Lettres de référence
  • Lettres de démission
  • Lettres de remerciement

Ce ne sont là que quelques types de lettres que vous pourriez avoir besoin d'écrire dans un environnement informel ou formel. Avant d'écrire une lettre, considérez le niveau de formalité de votre lettre: informel ou formel. Chacun a un format distinct que vous souhaiterez suivre.

Lettres formelles

Savoir rédiger une lettre, en particulier des lettres formelles, est essentiel en entreprise et tout au long de votre carrière. Voici ce qu'implique l'écriture formelle de lettres.

Étape 1: Commencer une lettre officielle

Commencez par le nom et l'adresse de l'expéditeur. Certaines entreprises utilisent du papier spécial, appelé papier à en-tête, qui comprend les coordonnées et le logo de la marque de l'entreprise.

La ligne suivante de la lettre formelle est la date. Vous pouvez mettre en forme la date de plusieurs manières, après votre adresse.

De plus, les lettres formelles nécessitent le nom et l'adresse du destinataire deux espaces après la date. L'intégration de toutes ces informations garantit que votre lettre peut être utilisée comme référence pour vous contacter après que le destinataire a jeté l'enveloppe.

Étape 2: Rédaction d'une lettre, formellement

Lorsque vous écrivez une lettre, vous êtes prêt à saluer la personne (ou l’entreprise) à qui vous écrivez. Ignorez un espace de toutes les adresses que vous avez incluses.

Les lettres formelles commencent par «Cher» suivi du nom du destinataire. Si vous n'avez pas de contact dans une entreprise donnée, recherchez en ligne un nom, un titre de poste ou un service.

En dernier recours, utilisez la formule de salutation générique «À qui cela peut concerner». Une virgule suit toutes les salutations.

Étape 3: Rédaction du corps d'une lettre officielle

Bien que le corps de chaque lettre soit différent et que les informations qu'il contient varient, il y a quelques règles clés à suivre.

  • Restez concentré. Les lettres commerciales doivent avoir un objectif clair.
  • Relire. Les erreurs peuvent provoquer des malentendus.
  • Évitez les contractions. Écrivez chaque mot entièrement.
  • Faites preuve de tact. Évitez d'écrire tout ce que vous regretterez d'avoir été enregistré pour la postérité.

Chaque pensée doit être contenue dans son propre paragraphe. Garder les paragraphes courts aide également à garder votre message clair; ne visez pas plus de quatre phrases dans un paragraphe et gardez chaque phrase concise.

Étape 4: Terminer une lettre officielle

Laissez un espace vide entre votre paragraphe de clôture et la clôture complémentaire. Une clôture gratuite est une manière polie d'envoyer vos salutations à votre destinataire. L'un des clôtures les plus courantes est "Sincèrement", et c'est généralement une valeur sûre.

N'oubliez pas que seule la première lettre de la phrase est en majuscule. Laissez quelques espaces supplémentaires pour la dernière étape: votre signature! Tapez votre nom complet en dessous, pour les lettres formelles.

Lettres informelles

Les lettres informelles ont globalement moins de structure, mais elles ont les mêmes éléments de base que l'écriture formelle de lettres. Voici ce que vous devez savoir lorsque vous écrivez une lettre à une personne proche de vous.

Étape 1: Commencer une lettre informelle

Contrairement aux lettres formelles, écrire une lettre à un ami ou à un proche ne nécessite pas les mêmes formalités. Aucun papier à en-tête n'est nécessaire, bien que certains auteurs choisissent d'utiliser du papier à lettres spécial.

Lors de la rédaction d'une lettre informelle, la première ligne est la date. Il peut être justifié à gauche ou à droite sur la page, mais se trouve généralement en haut d'une lettre informelle. La date est le seul précurseur nécessaire avant d'écrire une lettre informelle.

Étape 2: Rédaction d'une lettre, de manière informelle

Les lettres informelles sont faciles; vous pouvez commencer par «Bonjour» ou un autre message d'accueil habituel.

Pour les lettres informelles, l'utilisation d'une autre ponctuation après votre message d'accueil pour émouvoir de l'enthousiasme (par exemple, un point d'exclamation) peut être appropriée, en fonction de votre relation avec le destinataire.

Étape 3: Rédaction du corps d'une lettre informelle

Le contenu principal de votre lettre informelle – le corps – dépend de vous. Le contenu d'une lettre informelle varie, alors concentrez-vous sur quelques suggestions générales.

  • Ne divaguez pas. Même les lettres personnelles doivent avoir un objectif clair.
  • Offrez des plaisanteries. Cela peut être écrit comme suit: «J'espère que vous allez bien!» ou "Félicitations pour votre nouvel animal de compagnie!"
  • Partagez des anecdotes ou des nouvelles. Généralement, une lettre informelle est destinée à partager des informations ou des détails qui sont mutuellement intéressants pour les deux parties.
  • Soyez conscient de votre public. Gardez le ton et le contenu de votre lettre appropriés et pertinents pour le destinataire. Écrire une lettre à votre grand-mère, par exemple, peut sembler différent et contenir des détails différents que d'écrire une lettre à votre ami d'université.

Étape 4: Terminer une lettre informelle

Si vous entretenez une relation plus chaleureuse avec le destinataire, vous pouvez signer avec «Cordialement» ou «Cordialement». Il existe des dizaines d'options de clôture lors de la rédaction d'une lettre, alors choisissez celle qui fonctionne le mieux pour vous et votre destinataire. Comme les lettres formelles, les mêmes règles s'appliquent en ce qui concerne la capitalisation et les virgules pour toutes les fermetures complémentaires.

Qu'est-ce que P.S.?

P.S. signifie PostScript. C'est quelque chose que vous ajoutez à la dernière minute après la fin de la lettre. En règle générale, vous n’ajoutez pas de postscripts aux lettres formelles; si vous devez ajouter quelque chose, vous devrez réviser tout le document pour inclure les nouvelles informations.

L'enveloppe

Aux États-Unis, le poids maximum d'une lettre de première classe est de 3,5 onces. Si votre lettre fait plus de trois pages ou si vous l'avez écrite sur du papier épais, vous devrez la peser pour vous assurer qu'elle répond aux exigences. La taille et la forme de l'enveloppe comptent également. Il doit être rectangulaire et inférieur à environ 6 × 11 pouces, sinon vous courez le risque que le bureau de poste le renvoie.

Envoi d'une lettre

Une fois que vous avez déterminé que l’enveloppe est du bon type, le plus difficile est terminé. Maintenant, il vous suffit de l'envoyer par courrier. (S'il s'agit d'une lettre personnelle, vous pouvez toujours la remettre vous-même. Dans ce cas, écrivez simplement le nom du destinataire prévu à l'extérieur de l'enveloppe. Un bonus de remise en mains propres?: Vous pouvez utiliser n'importe quelle taille ou forme d'enveloppe que vous voulez !)

Dans le coin supérieur gauche, écrivez votre nom et votre adresse ou joignez une étiquette postale. Au centre de l'enveloppe, écrivez soigneusement l'adresse du destinataire. Outre l'abréviation de l'état et le code postal, les lettres internationales doivent inclure le pays pour l'adresse de destination et l'adresse de retour. Les tarifs postaux varient. Consultez le site Web USPS pour connaître les prix actuels ou utilisez un timbre permanent pour les destinations américaines. Vérifiez que tout est correct à l'extérieur de l'enveloppe. Si c'est le cas, pliez votre lettre et insérez-la soigneusement à l'intérieur. Ne le scellez pas tant que vous n'êtes pas sûr d'avoir inclus toutes les pages que vous avez l'intention d'envoyer.

Ne vous sentez-vous pas bien d'envoyer une lettre que vous savez que vous avez soigneusement préparée? Certes, une lettre bien rédigée a les meilleures chances d'atteindre son objectif. Mais qu'en est-il d'une lettre de motivation pour une demande d'emploi? Les lettres de motivation ont leur propre ensemble de bonnes pratiques. Lisez tout ce que vous devez savoir comment rédiger une lettre de motivation avant d'envoyer votre prochain CV!

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